Contracte de închiriere

Contractele de închiriere se generează din rezervare, din datele ei și din clauzele firmei tale. Le găsești în trei locuri:

​

Tipuri de documente

Numărul arată ca CTR-R-2026-00042. Fiecare tip are propria serie, separată de numerotarea firmei de vânzări. Contorul continuă de la an la an, deci un număr nu se repetă niciodată. Locatorul de pe documente este firma implicită de închirieri din Închirieri → Setări → Facturare. Dacă nu ai setat-o, generarea este refuzată cu un mesaj care te trimite acolo.

​

Stările unui document

​

Generează un document

Pe fișa rezervării, în cardul Dosar de contract:

1. Alege documentul din Document.
2. Alege Limbă: română sau engleză. Clauzele fără traducere apar în română și în contractul în engleză.
3. Bifează Ieșire din țară aprobată doar dacă ai dat acordul. Clauza despre ieșirea din țară intră în contract doar cu bifa pusă.
4. Apasă Generează.

Contractul primește doar clauzele active care se potrivesc rezervării, de exemplu cele pentru firme, pentru garanție sau pentru șofer sub 25 de ani. Datele părților, mașina, prețul și textul clauzelor rămân fixate în document așa cum erau la generare. Dacă modifici ulterior rezervarea sau o clauză, documentul deja emis nu se schimbă. Câteva reguli:

• Regenerarea unei ciorne păstrează numărul deja alocat.
• Un document semnat nu se regenerează. Îl anulezi cu motiv și emiți altul.
• Un document la semnat trebuie retras înainte să-l regenerezi.
• Procesele-verbale se completează din predarea și returul mașinii, nu din dosar. Apasă întâi Predă mașina sau Returnează mașina pe rezervare. Vezi Rezervări.
• Actul adițional cere un contract existent și o modificare a rezervării față de el. Dacă nu s-a schimbat nimic, generarea este refuzată.

​

Semnează

Pe o Ciornă ai trei variante.

​

Semnează la ghișeu

1. Apasă Semnează la ghișeu.
2. Se deschide formularul de semnat. Dă tableta clientului.
3. Când clientul termină, documentul trece automat pe Semnat.

La ghișeu nu se trimite niciun email, iar clientul nu are nevoie de cod de confirmare. Identificarea lui o faci tu, la fața locului.

​

Trimite clientului

Apasă Trimite clientului. Clientul primește pe email linkul de semnat, la adresa din rezervare. Cât documentul este La semnat, cardul verifică singur starea, iar la semnare primești notificarea „… a fost semnat”. Nu trebuie să reîncarci pagina.

​

Semnat pe hârtie

Dacă firma semnează pe hârtie, apasă Semnat pe hârtie după ce ai exemplarul semnat. Documentul trece pe Semnat fără semnătură electronică.

​

Retrage sau anulează

• Retrage (pe un document La semnat) oprește semnarea și readuce documentul la Ciornă.
• Anulează (pe orice document neanulat) cere un Motiv de cel puțin 3 caractere. Documentul rămâne în dosar, marcat Anulat, cu motivul afișat. Numărul lui nu se refolosește.

​

Descarcă și verifică semnătura

• Butonul de descărcare dă PDF-ul semnat pentru documentele semnate electronic și PDF-ul generat pentru celelalte.
• Pe documentele semnate electronic apare și Jurnal de audit: cine a semnat, când și de pe ce adresă.

​

Semnătura înainte de predare

Dacă rezervarea are un contract emis, mașina nu poate fi predată până nu e semnat. Încercarea de predare este refuzată cu mesajul „Contractul … nu e semnat. Semnează-l înainte de predare.” Rezervările fără niciun contract emis se predau normal, așa că poți începe să folosești dosarul treptat.

​

Lista Contracte

Închirieri → Contracte arată toate documentele emise din rezervări, 20 pe pagină:

• Filtre de stare: Toate, La semnat, Semnate, Ciorne, Anulate.
• Tip document: filtrează după unul dintre cele șase tipuri.
• Căutare după număr de document, referința rezervării sau client.
• Coloane: Număr / Dată, Client (firma, la rezervările pe persoană juridică), Rezervare, Vehicul, Tip, Stare.

Click pe un rând deschide rezervarea. Pe rând poți descărca PDF-ul și, doar pentru ciorne, Șterge ciorna.

​

Biblioteca de clauze

Închirieri → Setări → Contracte conține clauzele firmei. La prima folosire primești un set de clauze standard, de exemplu: obiectul contractului, durata, preț și plată, garanție, conducătorii auto, ieșirea din țară, daune și răspundere, amenzi, protecția datelor, legea aplicabilă. Le poți adapta pe toate. Lista arată pentru fiecare clauză titlul, versiunea curentă (de exemplu v3) și când intră în contract. Click pe titlu afișează textul. Poți căuta după titlu sau text și filtra după Toate, În contracte sau Scoase.

​

Adaugă o clauză

1. Apasă Clauză nouă.
2. Completează Cheie: litere mici, cifre și liniuță de subliniere, de exemplu winter_tyres. Cheia nu se mai schimbă după creare.
3. Scrie Titlu (RO) și Text (RO). Opțional, adaugă Titlu (EN) și Text (EN).
4. Alege Când intră și Poziție în contract: un număr mai mic apare mai sus. Clauzele noi au implicit poziția 500, adică după cele standard.
5. Apasă Adaugă clauza. Clauza intră în contractele emise de acum înainte.

Opțiunile pentru Când intră:

• Intră în toate contractele
• Doar la firme (PJ)
• Doar la persoane fizice
• Doar cu garanție
• Doar la închirieri lunare
• Doar cu șofer sub 25 de ani
• Doar cu șofer suplimentar
• Doar cu ieșire din țară

​

Modifică o clauză: versiune nouă

Textul unei clauze nu se rescrie. Versiune nouă deschide formularul cu textul curent. Apasă Publică versiunea nouă după ce îl modifici.

• Versiunea nouă intră în contractele generate de acum înainte.
• Contractele deja emise își păstrează versiunea cu care au fost generate.
• Dacă nu ai schimbat nimic, butonul rămâne inactiv.

Butonul cu numărul de versiuni deschide Istoric: textul fiecărei versiuni și, între două versiuni consecutive, ce s-a schimbat (titlul, textul, condiția sau poziția).

​

Scoate sau repune o clauză

Scoate elimină clauza din contractele noi, fără să-i șteargă istoricul. Repune o readuce. Documentele deja emise nu se schimbă. Clauzele și dosarele de contract pot fi gestionate de administratori și de managerii de flotă. Vezi Setări închirieri.