Rezervări, planificator, locații și extras

Rezervările sunt inima modulului de închirieri. Le găsești în Închirieri → Rezervări, le vezi pe calendar în Închirieri → Planificator, iar Locații și Extras definesc ce poate alege clientul la rezervare.

​

Lista de rezervări

Mergi la Închirieri → Rezervări. Antetul îți arată câte rezervări sunt în listă, cât la sută din flotă e închiriată acum și câte rezervări sunt întârziate la retur. Fiecare rând arată: Click oriunde pe rând deschide rezervarea. Rândurile întârziate au o bară roșie pe margine.

​

Filtre și căutare

• Tab-uri de status: Toate, De confirmat, Confirmată, În derulare, Finalizată, Anulată, Întârziate.
• Căutare: nume, telefon, email sau cod de rezervare. Codul îl poți tasta cum ți-l dictează clientul: RB-NCG2, rb ncg2, rbncg2 sau doar ncg2 găsesc aceeași rezervare.
• Filtre: Mașină, Tip, Sursă (Site sau Manual) și De la / Până la, care arată rezervările a căror perioadă se suprapune cu intervalul ales.
• Ordonare: Cele mai noi (implicit) sau Cele mai vechi, după momentul în care a fost plasată rezervarea, nu după data preluării.

Filtrele se salvează în adresa paginii, așa că poți trimite linkul unui coleg cu lista deja filtrată.

​

Rezervări întârziate

Statusul unei rezervări nu avansează singur: cineva trebuie să confirme, să predea și să primească mașina. Tab-ul Întârziate adună rezervările la care pasul următor a trecut de termen: Lista e ordonată cu cele mai întârziate primele, deci Ordonare și intervalul de date sunt dezactivate pe acest tab.

​

Adaugă o rezervare manuală

Pentru rezervări primite la telefon sau la ghișeu, apasă Rezervare nouă în Închirieri → Rezervări. Se deschide dialogul Rezervare manuală.

​

Client: persoană fizică sau firmă

Persoană fizică: caută clientul în Caută în clienții de închirieri sau completează prenume, nume, email și telefon. Sunt obligatorii și data nașterii și data emiterii permisului: pe ele se verifică vârsta minimă și vechimea permisului. Regulile de eligibilitate sunt descrise în Clienți. Dacă telefonul introdus aparține deja altui client, Amovio te întreabă înainte de salvare dacă faci rezervarea pe clientul existent sau schimbi numărul. Așa, o rezervare nu ajunge pe fișa altcuiva fără să știi. Firmă:

1. Introdu CUI-ul firmei care închiriază și caută: datele se completează din ANAF. Dacă firma există deja în Contacte, se folosește fișa existentă; altfel se creează una la salvare.
2. Corectează direct în formular denumirea, adresa sau Reg. Com., dacă e nevoie. Schimbă firma e doar pentru o altă companie.
3. Adaugă șoferii. Primul e Șofer principal: pe emailul lui pleacă confirmarea și linkul de gestionare, iar pe telefonul lui se sună la predare. Cu Adaugă șofer adițional treci pe contract fiecare persoană care va conduce; cu Fă-l principal schimbi șoferul principal.
4. Pentru fiecare șofer sunt obligatorii nume, prenume, Data nașterii și Permis emis la; pentru șoferul principal, și email și telefon.

Dacă firma are șoferi salvați, îi vezi ca butoane rapide deasupra fiecărui rând: un click copiază datele lor.

​

Prețul în dialog

Defalcarea are aceleași rânduri pe care le vezi apoi în detaliul rezervării: zilele la tariful aplicat, reducerile, extra-urile, taxele de locație, eventuala taxă în afara programului și Total. Garanție (separat) apare dedesubt: nu intră în total. Dacă firma are un tarif contractat, sub total apare Tarif contractat cu numele contractului. Calculul prețului, reducerile pe durată și tarifele contractuale sunt explicate în Tarife, oferte și fidelitate. Tipul închirierii se propune automat: Înlocuire service dacă firma e partener service sau broker, Consignație PROmotors dacă clientul are o mașină în consignație la tine, altfel Turism. Îl poți schimba oricând. Rezervările de pe site intră pe Turism.

​

Statusuri rezervare

Confirmă telefonic deschide întrebarea Ce a decis clientul la telefon?, cu două răspunsuri: A confirmat rezervarea sau A anulat rezervarea. La confirmare, clientul primește email de confirmare. La anulare poți scrie un Motiv, care apare în rezervare și în emailul trimis clientului.

​

Detaliul rezervării

Antetul arată codul rezervării, numele mașinii și trei insigne: status, întârziere (dacă e cazul) și plată. Click pe numele mașinii te duce în Flotă, la cardul ei, evidențiat. Dacă mașina a ieșit între timp din flotă, numele rămâne, cu mențiunea „nu mai e în flotă”. Pagina are două coloane:

• Stânga: Detalii închiriere (preluare, retur, momentul plasării, sursă, tip, locații, km start și final, notițele clientului), Note interne, Plăți, Garanție, Dosar de contract, De facturat la retur, Istoricul rezervării și Rapoarte.
• Dreapta: Client (pe o rezervare de firmă, firma și CUI-ul, apoi datele șoferului principal), Șoferi, Detalii preț și Acțiuni.

Butonul Retrimite link din antet retrimite clientului emailul cu linkul de gestionare a rezervării. E activ doar pentru rezervări De confirmat sau Confirmată și după ce ai trimis un link de plată. Contractele și procesele-verbale semnate din Dosar de contract sunt descrise în Contracte.

​

Modifică rezervarea

Cât timp mașina nu a plecat (De confirmat sau Confirmată), apasă Modifică în Acțiuni. Poți schimba:

• clientul și șoferii;
• mașina și tipul închirierii: mutarea pe altă mașină verifică din nou disponibilitatea și recalculează prețul din grila mașinii noi;
• perioada, locațiile și extra-urile;
• prețul: implicit se recalculează la fiecare schimbare. Pornește Preț stabilit manual ca să fixezi un total care rămâne așa chiar dacă schimbi perioada.

Secțiunea Anunță clientul are comutatorul Trimite email cu noile detalii pornit implicit. Oprește-l doar dacă tocmai ai stabilit modificarea cu clientul la telefon.

​

Corectează datele clientului

Editează din cardul Client corectează doar prenumele, numele, emailul, telefonul și notițele clientului, în orice status, inclusiv după finalizare.

​

Note interne și istoric

• Note interne: notă vizibilă doar echipei, editabilă direct în pagină (Adaugă o notă sau Editează). Nu ajunge niciodată la client.
• Notițe client: mesajul scris de client pe site, în Detalii închiriere.
• Istoricul rezervării: cronologia completă, grupată pe luni: creare, modificări, încasări, garanție, predare și retur, emailuri trimise și notele adăugate de echipă. Scrie o notă în câmpul de sus și apasă Adaugă nota.

​

Plăți

Cardul Plăți arată Total de plată, Încasat și Rest de plată (sau În plus (credit) dacă s-a încasat mai mult). Totalul de plată include kilometrii suplimentari decontați la retur; garanția nu intră în el.

​

Înregistrează o încasare

1. Apasă Înregistrează încasare.
2. Suma vine precompletată cu restul de plată.
3. Alege Metodă: Numerar, Transfer bancar, Link de plată card, POS sau Altele.
4. Verifică Data încasării (nu poate fi în viitor) și, opțional, Referință și Notă.
5. Apasă Înregistrează.

​

Link de plată

Amovio nu generează linkuri de plată: lipești URL-ul creat în procesatorul tău de plăți.

1. Apasă Trimite link de plată, lipește un URL https:// și, opțional, o Notă (opțional) care apare în email. Apasă Salvează linkul.
2. Alege cum îl trimiți:
   • Trimite pe email: după confirmare, clientul primește emailul cu suma și butonul de plată. Rezervarea are nevoie de un email de client.
   • Trimite manual: linkul se copiază, îl trimiți tu (WhatsApp, SMS), apoi apeși Confirmă că l-ai trimis.

După trimitere, plata trece pe Link trimis. Linkul nu mai poate fi setat după prima încasare și nici pe rezervări anulate sau expirate.

​

Stornează o încasare

În tabelul de încasări apasă Stornează pe rândul greșit. Încasarea rămâne în istoric, tăiată și marcată Stornată, dar nu mai contează la rest. Acțiunea nu se poate anula.

​

Curs de facturare

Pe rezervările în euro apare și Setează curs facturare. Alegi comisionul peste cursul BNR (BNR curat sau un procent) și cursul se îngheață pe rezervare; cardul afișează apoi „Se facturează la … lei/€”. Factura se emite la acest curs, nu la cel din ziua facturării. Emiterea facturilor e descrisă în Facturi.

​

Garanția

Cardul Garanție apare doar când mașina are garanție. Garanția se blochează doar pe card de credit, pe numele clientului: niciodată cash, niciodată pe card de debit sau pe cardul altcuiva.

1. Apasă Blochează garanția, verifică Sumă blocată (precompletată din tariful mașinii), scrie Ultimele 4 cifre ale cardului și bifează Cardul este pe numele clientului.
2. După retur, apasă Eliberează. Lasă reținerea pe 0 dacă se întoarce toată suma. Dacă reții ceva, scrie motivul: rămâne pe rezervare ca dovadă dacă clientul contestă.

​

Predare și returnare

​

Condițiile pentru predare

Predă mașina e activ pe o rezervare Confirmată doar când:

1. închirierea e încasată integral. Dacă nu, sub butoane vezi restul exact („Rest de plată … — încasează…”);
2. garanția e blocată, dacă mașina are garanție;
3. contractul e semnat, dacă ai emis deja un contract pe rezervare.

Returnarea nu e blocată de plăți restante: mașina e deja plecată, iar închirierea trebuie să se poată închide.

​

Procesul-verbal

Predă mașina și Returnează mașina deschid același formular:

• Km la predare / Km la returnare: opțional; la predare vine precompletat din fișa mașinii.
• Nivel combustibil: de la Gol la Plin, în optimi de rezervor, sau Neprecizat.
• Verificare stare mașină: caroserie fără daune noi, interior curat, roată de rezervă, triunghi, trusă și extinctor, talon și RCA în mașină, cheie de rezervă. Toate sunt bifate implicit.
• Avarii constatate: zona, gravitatea (Minoră, Medie, Majoră), descrierea și costul estimat, cu Adaugă avarie.
• Fotografii: cu Adaugă poze; pe telefon se deschide direct camera.
• Note: alte observații.

Confirmă predarea trece rezervarea în În derulare. Confirmă returnarea o trece în Finalizată și trimite clientului emailul de închiriere încheiată. Rapoartele apar în secțiunea Rapoarte și se pot printa individual cu Printează.

​

Kilometraj

• Kilometrajul la returnare nu poate fi mai mic decât cel de la predare.
• Dacă e mai mare decât kilometrajul din fișa mașinii, fișa din Inventar se actualizează automat, iar în istoricul mașinii apare o intrare. Valoarea din fișă nu scade niciodată.
• La returnare vezi o estimare a kilometrilor suplimentari, după limita inclusă pe zi și tariful pe km setate pe mașină sau în Setări închirieri. Suma finală se calculează la salvare și se adaugă la totalul de plată.

​

De facturat la retur

După retur apare cardul De facturat la retur, calculat din diferențele dintre predare și retur:

• kilometri suplimentari;
• combustibil lipsă și taxă de realimentare;
• întârziere la restituire: fiecare 24 de ore începute după perioada de grație (implicit 60 de minute) se taxează ca zi de închiriere;
• avarii noi, la costul estimat.

Sumele urmează politicile din Setări închirieri și se recalculează cât timp procesele-verbale se mai pot corecta. Dacă nu e nimic de adăugat, cardul spune asta explicit.

​

Pregătirea mașinii

După retur, raportul arată cât durează pregătirea mașinii pentru următorul client. Când e gata, apasă Mașina e pregătită în Acțiuni. Ținta e 90 de minute; depășirea se semnalează, dar nu blochează nimic. Vezi și Flotă.

​

Planificator

Închirieri → Planificator arată flota pe o axă de timp: un rând pe mașină, grupate pe model, și o bară pe rezervare sau blocaj.

• Vizualizare: 7 zile, 14 zile, O lună sau 3 luni.
• Săgețile mută fereastra, Azi revine la ziua curentă, iar calendarul alege prima zi afișată.
• Implicit vezi doar mașinile cu rezervări sau blocaje în interval. Arată toată flota le afișează pe toate; Doar cu activitate revine la filtrul implicit.

​

Citește grila

Culoarea barei arată statusul (De confirmat, Confirmată, În derulare), conform legendei de deasupra grilei. Rezervările anulate, expirate sau finalizate nu se desenează. Barele hașurate gri sunt blocaje. Săgețile ◂ și ▸ arată că bara continuă în afara ferestrei.

• Click pe o rezervare: vezi clientul, telefonul, mașina și perioada, plus Deschide rezervarea.
• Click pe un blocaj: vezi motivul, intervalul, nota și Șterge blocarea.

​

Caută mașini libere

Caută disponibile îți cere De la și Până la. Caută mașini libere păstrează doar mașinile libere în toate zilele intervalului, ținând cont de rezervările active și de blocaje. Intervalul căutat se evidențiază pe grilă, iar sub ea apar butoane Rezervă pentru fiecare mașină liberă, cu perioada precompletată.

​

Rezervare sau blocaj din grilă

Ține apăsat și trage peste zilele libere de pe rândul unei mașini (un click ia o singură zi). Apoi alege Rezervare nouă sau Blochează mașina. Dialogul se deschide cu mașina și intervalul completate, de la 10:00 în prima zi la 10:00 în ziua de după ultima.

​

Mută o rezervare pe altă mașină

Trage bara unei rezervări De confirmat sau Confirmată pe rândul altei mașini. Dacă mașina e ocupată sau blocată în acel interval, rândul se marchează ca indisponibil și nu poți lăsa bara acolo. La eliberare confirmi în Muți rezervarea pe altă mașină?:

• perioada rămâne aceeași;
• prețul se recalculează din grila mașinii noi, cu excepția unui preț stabilit manual;
• Trimite email cu noile detalii anunță clientul.

După mutare vezi ce s-a schimbat și poți continua cu Modifică rezervarea.

​

Blocaje

Un blocaj scoate o mașină din închiriere pe un interval: nu se poate rezerva nici din dashboard, nici de pe site. Creezi un blocaj din Planificator (trage peste zile, apoi Blochează mașina) sau din Flotă, cu butonul Blochează de pe cardul mașinii. Completezi Început, Sfârșit, Motiv și o notă internă. Zilele blocate apar în Rapoarte flotă ca zile de imobilizare, pe motive.

​

Locații

Închirieri → Locații definește punctele de preluare și predare: sediu, aeroport, gară.

1. Apasă Adaugă locație.
2. Completează Nume (ex. Aeroport Otopeni), opțional Adresă (apare pe site sub numele locației) și Taxă livrare (EUR). Lasă gol sau 0 pentru o locație gratuită.

Din meniul fiecărei locații poți Editează, Setează ca implicită, Dezactivează / Activează sau Șterge.

• Locația implicită e preselectată pe site; clientul o poate schimba.
• Taxa se aplică separat pe fiecare capăt: o locație cu taxă aleasă și la preluare, și la predare apare de două ori în defalcare.
• Locațiile inactive dispar din formulare, dar rămân pe rezervările existente.

​

Extras

Închirieri → Extras definește serviciile opționale, ca scaun de copil sau GPS, disponibile pe toate rezervările.

1. Apasă Adaugă extra.
2. Completează Cod: cheie internă, salvată cu majuscule, care nu se mai poate schimba.
3. Completează Denumire (RO) și Denumire (EN): clientul vede denumirea pe site, în limba lui.
4. Alege Tarifare: Pe zi (prețul se înmulțește cu zilele închirierii) sau Pe închiriere (sumă fixă).
5. Setează Preț (EUR) și Ordine afișare.

De exemplu, un GPS de 7 EUR Pe zi adaugă 49 EUR la o închiriere de 7 zile. Pe fiecare card poți Editează, iar din meniu Dezactivează / Activează sau Șterge. Un extra inactiv nu mai poate fi ales, dar rămâne pe rezervările vechi.