> ## Documentation Index
> Fetch the complete documentation index at: https://docs.amovio.ro/llms.txt
> Use this file to discover all available pages before exploring further.

# Rezervări, planificator, locații și extras

> Cum primești, adaugi, modifici și închizi rezervările de închiriere, cum încasezi și blochezi garanția, cum folosești planificatorul flotei și cum configurezi locațiile și extra-urile.

Rezervările sunt inima modulului de închirieri. Le găsești în **Închirieri → Rezervări**, le vezi pe calendar în **Închirieri → Planificator**, iar **Locații** și **Extras** definesc ce poate alege clientul la rezervare.

## Lista de rezervări

Mergi la **Închirieri → Rezervări**. Antetul îți arată câte rezervări sunt în listă, cât la sută din flotă e închiriată acum și câte rezervări sunt întârziate la retur.

Fiecare rând arată:

| Coloană | Ce vezi |
| - | - |
| **Cod** | Referința rezervării (ex. `RB-NCG2`), iar sub ea sursa (**Site** sau **Manual**) și data la care a fost plasată |
| **Client** | Nume și telefon |
| **Vehicul** | Mașina din flotă |
| **Predare → Retur** | Perioada închirierii; termenul depășit apare cu roșu |
| **Valoare** | Totalul închirierii, fără garanție |
| **Status** | Starea rezervării (vezi [Statusuri](#statusuri-rezervare)) |
| **Tip** | Tipul închirierii: Turism, Corporate, Înlocuire service, Producție, Eveniment, Consignație PROmotors |
| **Plată** | Starea plății, independentă de status |

Click oriunde pe rând deschide rezervarea. Rândurile întârziate au o bară roșie pe margine.

### Filtre și căutare

* **Tab-uri de status**: **Toate**, **De confirmat**, **Confirmată**, **În derulare**, **Finalizată**, **Anulată**, **Întârziate**.
* **Căutare**: nume, telefon, email sau cod de rezervare. Codul îl poți tasta cum ți-l dictează clientul: `RB-NCG2`, `rb ncg2`, `rbncg2` sau doar `ncg2` găsesc aceeași rezervare.
* **Filtre**: **Mașină**, **Tip**, **Sursă** (**Site** sau **Manual**) și **De la** / **Până la**, care arată rezervările a căror perioadă se suprapune cu intervalul ales.
* **Ordonare**: **Cele mai noi** (implicit) sau **Cele mai vechi**, după momentul în care a fost plasată rezervarea, nu după data preluării.

Filtrele se salvează în adresa paginii, așa că poți trimite linkul unui coleg cu lista deja filtrată.

### Rezervări întârziate

Statusul unei rezervări nu avansează singur: cineva trebuie să confirme, să predea și să primească mașina. Tab-ul **Întârziate** adună rezervările la care pasul următor a trecut de termen:

| Insignă | Când apare |
| - | - |
| **Neconfirmată** | Rezervare **De confirmat** a cărei oră de preluare a trecut |
| **Preluare întârziată** | Rezervare **Confirmată** fără predare, deși ora de preluare a trecut |
| **Retur întârziat** | Rezervare **În derulare** a cărei oră de retur a trecut |

Lista e ordonată cu cele mai întârziate primele, deci **Ordonare** și intervalul de date sunt dezactivate pe acest tab.

## Adaugă o rezervare manuală

Pentru rezervări primite la telefon sau la ghișeu, apasă **Rezervare nouă** în **Închirieri → Rezervări**. Se deschide dialogul **Rezervare manuală**.

<Steps>
  <Step title="Alege mașina">
    În câmpul **Mașină** tastează marca, modelul, VIN-ul sau numărul de înmatriculare. Sub mașina aleasă vezi tariful pe zi și durata minimă.
  </Step>

  <Step title="Alege perioada">
    Completează **Preluare** și **Returnare** (zi și oră). Zilele în care mașina e ocupată sau firma e închisă apar gri și nu pot fi alese. Durata minimă și maximă a mașinii se verifică înainte de salvare.
  </Step>

  <Step title="Completează clientul">
    Alege **Rezervare pe**: **Persoană fizică** sau **Firmă** (detalii mai jos).
  </Step>

  <Step title="Adaugă opțiunile">
    Bifează **Extras** (cu cantitate), alege **Locație preluare** și **Locație predare** și verifică **Tipul închirierii**. Scrie în **Note interne** ce trebuie să știe colegul care predă mașina.
  </Step>

  <Step title="Verifică prețul și salvează">
    Defalcarea din subsol e calculată de server și nu se editează aici. Apasă **Adaugă rezervarea**.
  </Step>
</Steps>

<Note>
  Rezervarea manuală se salvează direct ca **Confirmată**, iar clientul primește pe email confirmarea, cu datele închirierii și linkul către pagina rezervării lui.
</Note>

<Tip>
  Dacă ai definit cel puțin o locație activă, preluarea și predarea sunt obligatorii, atât în dashboard, cât și pe site.
</Tip>

### Client: persoană fizică sau firmă

**Persoană fizică**: caută clientul în **Caută în clienții de închirieri** sau completează prenume, nume, email și telefon. Sunt obligatorii și **data nașterii** și **data emiterii permisului**: pe ele se verifică vârsta minimă și vechimea permisului. Regulile de eligibilitate sunt descrise în [Clienți](/platform/rentals/customers).

Dacă telefonul introdus aparține deja altui client, Amovio te întreabă înainte de salvare dacă faci rezervarea pe clientul existent sau schimbi numărul. Așa, o rezervare nu ajunge pe fișa altcuiva fără să știi.

**Firmă**:

1. Introdu **CUI-ul firmei care închiriază** și caută: datele se completează din ANAF. Dacă firma există deja în **Contacte**, se folosește fișa existentă; altfel se creează una la salvare.
2. Corectează direct în formular denumirea, adresa sau Reg. Com., dacă e nevoie. **Schimbă firma** e doar pentru o altă companie.
3. Adaugă șoferii. Primul e **Șofer principal**: pe emailul lui pleacă confirmarea și linkul de gestionare, iar pe telefonul lui se sună la predare. Cu **Adaugă șofer adițional** treci pe contract fiecare persoană care va conduce; cu **Fă-l principal** schimbi șoferul principal.
4. Pentru fiecare șofer sunt obligatorii nume, prenume, **Data nașterii** și **Permis emis la**; pentru șoferul principal, și email și telefon.

Dacă firma are șoferi salvați, îi vezi ca butoane rapide deasupra fiecărui rând: un click copiază datele lor.

<Warning>
  Cine conduce mașina fără să fie trecut ca șofer conduce neautorizat, iar răspunderea rămâne la firmă.
</Warning>

### Prețul în dialog

Defalcarea are aceleași rânduri pe care le vezi apoi în detaliul rezervării: zilele la tariful aplicat, reducerile, extra-urile, taxele de locație, eventuala taxă în afara programului și **Total**. **Garanție (separat)** apare dedesubt: nu intră în total.

Dacă firma are un tarif contractat, sub total apare **Tarif contractat** cu numele contractului. Calculul prețului, reducerile pe durată și tarifele contractuale sunt explicate în [Tarife, oferte și fidelitate](/platform/rentals/pricing).

**Tipul închirierii** se propune automat: **Înlocuire service** dacă firma e partener service sau broker, **Consignație PROmotors** dacă clientul are o mașină în consignație la tine, altfel **Turism**. Îl poți schimba oricând. Rezervările de pe site intră pe **Turism**.

## Statusuri rezervare

| Status | Ce înseamnă | Pasul următor |
| - | - | - |
| **De confirmat** | Rezervare venită de pe site, neconfirmată încă telefonic | **Confirmă telefonic** |
| **Confirmată** | Acordul cu clientul e făcut | **Predă mașina** sau **Anulează** |
| **În derulare** | Mașina e la client | **Returnează mașina** |
| **Finalizată** | Mașina s-a întors | — |
| **Anulată** | Anulată de echipă sau de client | — |
| **Expirată** | Nimeni nu a confirmat-o la timp | — |

<Note>
  O rezervare **De confirmat** expiră automat după 48 de ore de la plasare dacă nu o confirmă nimeni, iar mașina se eliberează. Intervalul se configurează în [Setări închirieri](/platform/rentals/settings).
</Note>

**Confirmă telefonic** deschide întrebarea **Ce a decis clientul la telefon?**, cu două răspunsuri: **A confirmat rezervarea** sau **A anulat rezervarea**. La confirmare, clientul primește email de confirmare. La anulare poți scrie un **Motiv**, care apare în rezervare și în emailul trimis clientului.

## Detaliul rezervării

Antetul arată codul rezervării, numele mașinii și trei insigne: status, întârziere (dacă e cazul) și plată. Click pe numele mașinii te duce în **Flotă**, la cardul ei, evidențiat. Dacă mașina a ieșit între timp din flotă, numele rămâne, cu mențiunea „nu mai e în flotă”.

Pagina are două coloane:

* **Stânga**: **Detalii închiriere** (preluare, retur, momentul plasării, sursă, tip, locații, km start și final, notițele clientului), **Note interne**, **Plăți**, **Garanție**, **Dosar de contract**, **De facturat la retur**, **Istoricul rezervării** și **Rapoarte**.
* **Dreapta**: **Client** (pe o rezervare de firmă, firma și CUI-ul, apoi datele șoferului principal), **Șoferi**, **Detalii preț** și **Acțiuni**.

Butonul **Retrimite link** din antet retrimite clientului emailul cu linkul de gestionare a rezervării. E activ doar pentru rezervări **De confirmat** sau **Confirmată** și după ce ai trimis un link de plată.

Contractele și procesele-verbale semnate din **Dosar de contract** sunt descrise în [Contracte](/platform/rentals/contracts).

### Modifică rezervarea

Cât timp mașina nu a plecat (**De confirmat** sau **Confirmată**), apasă **Modifică** în **Acțiuni**. Poți schimba:

* clientul și șoferii;
* mașina și tipul închirierii: mutarea pe altă mașină verifică din nou disponibilitatea și recalculează prețul din grila mașinii noi;
* perioada, locațiile și extra-urile;
* prețul: implicit se recalculează la fiecare schimbare. Pornește **Preț stabilit manual** ca să fixezi un total care rămâne așa chiar dacă schimbi perioada.

Secțiunea **Anunță clientul** are comutatorul **Trimite email cu noile detalii** pornit implicit. Oprește-l doar dacă tocmai ai stabilit modificarea cu clientul la telefon.

### Corectează datele clientului

**Editează** din cardul **Client** corectează doar prenumele, numele, emailul, telefonul și notițele clientului, în orice status, inclusiv după finalizare.

<Warning>
  Dacă schimbi emailul, linkurile de gestionare trimise anterior nu mai funcționează. Dialogul îți oferă imediat **Retrimite link** pe adresa nouă.
</Warning>

### Note interne și istoric

* **Note interne**: notă vizibilă doar echipei, editabilă direct în pagină (**Adaugă o notă** sau **Editează**). Nu ajunge niciodată la client.
* **Notițe client**: mesajul scris de client pe site, în **Detalii închiriere**.
* **Istoricul rezervării**: cronologia completă, grupată pe luni: creare, modificări, încasări, garanție, predare și retur, emailuri trimise și notele adăugate de echipă. Scrie o notă în câmpul de sus și apasă **Adaugă nota**.

## Plăți

Cardul **Plăți** arată **Total de plată**, **Încasat** și **Rest de plată** (sau **În plus (credit)** dacă s-a încasat mai mult). Totalul de plată include kilometrii suplimentari decontați la retur; garanția nu intră în el.

| Insignă plată | Semnificație |
| - | - |
| **Neplătită** | Nimic încasat |
| **Link trimis** | Linkul de plată a ajuns la client, fără încasare încă |
| **Parțial încasată** | S-a încasat o parte |
| **Încasată integral** | Suma datorată e acoperită |
| **Rambursată** | Suma a fost returnată clientului |

<Note>
  Plata și statusul rezervării sunt independente: o rezervare **Confirmată** poate fi încă **Neplătită**, iar o încasare nu confirmă rezervarea. Încasările și linkul de plată sunt disponibile doar după confirmarea rezervării.
</Note>

### Înregistrează o încasare

1. Apasă **Înregistrează încasare**.
2. Suma vine precompletată cu restul de plată.
3. Alege **Metodă**: **Numerar**, **Transfer bancar**, **Link de plată card**, **POS** sau **Altele**.
4. Verifică **Data încasării** (nu poate fi în viitor) și, opțional, **Referință** și **Notă**.
5. Apasă **Înregistrează**.

### Link de plată

Amovio nu generează linkuri de plată: lipești URL-ul creat în procesatorul tău de plăți.

1. Apasă **Trimite link de plată**, lipește un URL `https://` și, opțional, o **Notă (opțional)** care apare în email. Apasă **Salvează linkul**.
2. Alege cum îl trimiți:
   * **Trimite pe email**: după confirmare, clientul primește emailul cu suma și butonul de plată. Rezervarea are nevoie de un email de client.
   * **Trimite manual**: linkul se copiază, îl trimiți tu (WhatsApp, SMS), apoi apeși **Confirmă că l-ai trimis**.

După trimitere, plata trece pe **Link trimis**. Linkul nu mai poate fi setat după prima încasare și nici pe rezervări anulate sau expirate.

### Stornează o încasare

În tabelul de încasări apasă **Stornează** pe rândul greșit. Încasarea rămâne în istoric, tăiată și marcată **Stornată**, dar nu mai contează la rest. Acțiunea nu se poate anula.

<Warning>
  După predare nu poți storna o încasare care ar lăsa rest de plată: clientul e deja plecat cu mașina. Pentru corecții, înregistrează o încasare nouă.
</Warning>

### Curs de facturare

Pe rezervările în euro apare și **Setează curs facturare**. Alegi comisionul peste cursul BNR (**BNR curat** sau un procent) și cursul se îngheață pe rezervare; cardul afișează apoi „Se facturează la … lei/€”. Factura se emite la acest curs, nu la cel din ziua facturării. Emiterea facturilor e descrisă în [Facturi](/platform/invoices).

## Garanția

Cardul **Garanție** apare doar când mașina are garanție. Garanția se blochează **doar pe card de credit, pe numele clientului**: niciodată cash, niciodată pe card de debit sau pe cardul altcuiva.

1. Apasă **Blochează garanția**, verifică **Sumă blocată** (precompletată din tariful mașinii), scrie **Ultimele 4 cifre** ale cardului și bifează **Cardul este pe numele clientului**.
2. După retur, apasă **Eliberează**. Lasă reținerea pe 0 dacă se întoarce toată suma. Dacă reții ceva, scrie motivul: rămâne pe rezervare ca dovadă dacă clientul contestă.

<Tip>
  După retur, dialogul de eliberare propune suma de reținut din **De facturat la retur**. Apasă **Preia din retur** ca să o completezi automat, apoi ajustează dacă e cazul.
</Tip>

## Predare și returnare

### Condițiile pentru predare

**Predă mașina** e activ pe o rezervare **Confirmată** doar când:

1. închirierea e **încasată integral**. Dacă nu, sub butoane vezi restul exact („Rest de plată … — încasează…”);
2. garanția e blocată, dacă mașina are garanție;
3. contractul e semnat, dacă ai emis deja un contract pe rezervare.

**Returnarea nu e blocată** de plăți restante: mașina e deja plecată, iar închirierea trebuie să se poată închide.

### Procesul-verbal

**Predă mașina** și **Returnează mașina** deschid același formular:

* **Km la predare** / **Km la returnare**: opțional; la predare vine precompletat din fișa mașinii.
* **Nivel combustibil**: de la **Gol** la **Plin**, în optimi de rezervor, sau **Neprecizat**.
* **Verificare stare mașină**: caroserie fără daune noi, interior curat, roată de rezervă, triunghi, trusă și extinctor, talon și RCA în mașină, cheie de rezervă. Toate sunt bifate implicit.
* **Avarii constatate**: zona, gravitatea (**Minoră**, **Medie**, **Majoră**), descrierea și costul estimat, cu **Adaugă avarie**.
* **Fotografii**: cu **Adaugă poze**; pe telefon se deschide direct camera.
* **Note**: alte observații.

**Confirmă predarea** trece rezervarea în **În derulare**. **Confirmă returnarea** o trece în **Finalizată** și trimite clientului emailul de închiriere încheiată. Rapoartele apar în secțiunea **Rapoarte** și se pot printa individual cu **Printează**.

<Note>
  Avariile notate la predare sunt referința pentru retur: ce nu e trecut la predare se consideră apărut în timpul închirierii.
</Note>

### Kilometraj

* Kilometrajul la returnare nu poate fi mai mic decât cel de la predare.
* Dacă e mai mare decât kilometrajul din fișa mașinii, fișa din **Inventar** se actualizează automat, iar în istoricul mașinii apare o intrare. Valoarea din fișă nu scade niciodată.
* La returnare vezi o estimare a kilometrilor suplimentari, după limita inclusă pe zi și tariful pe km setate pe mașină sau în [Setări închirieri](/platform/rentals/settings). Suma finală se calculează la salvare și se adaugă la totalul de plată.

### De facturat la retur

După retur apare cardul **De facturat la retur**, calculat din diferențele dintre predare și retur:

* kilometri suplimentari;
* combustibil lipsă și taxă de realimentare;
* întârziere la restituire: fiecare 24 de ore începute după perioada de grație (implicit 60 de minute) se taxează ca zi de închiriere;
* avarii noi, la costul estimat.

Sumele urmează politicile din [Setări închirieri](/platform/rentals/settings) și se recalculează cât timp procesele-verbale se mai pot corecta. Dacă nu e nimic de adăugat, cardul spune asta explicit.

### Pregătirea mașinii

După retur, raportul arată cât durează pregătirea mașinii pentru următorul client. Când e gata, apasă **Mașina e pregătită** în **Acțiuni**. Ținta e 90 de minute; depășirea se semnalează, dar nu blochează nimic. Vezi și [Flotă](/platform/rentals/fleet).

## Planificator

**Închirieri → Planificator** arată flota pe o axă de timp: un rând pe mașină, grupate pe model, și o bară pe rezervare sau blocaj.

* **Vizualizare**: **7 zile**, **14 zile**, **O lună** sau **3 luni**.
* Săgețile mută fereastra, **Azi** revine la ziua curentă, iar calendarul alege prima zi afișată.
* Implicit vezi doar mașinile cu rezervări sau blocaje în interval. **Arată toată flota** le afișează pe toate; **Doar cu activitate** revine la filtrul implicit.

### Citește grila

Culoarea barei arată statusul (**De confirmat**, **Confirmată**, **În derulare**), conform legendei de deasupra grilei. Rezervările anulate, expirate sau finalizate nu se desenează. Barele hașurate gri sunt **blocaje**. Săgețile ◂ și ▸ arată că bara continuă în afara ferestrei.

* Click pe o rezervare: vezi clientul, telefonul, mașina și perioada, plus **Deschide rezervarea**.
* Click pe un blocaj: vezi motivul, intervalul, nota și **Șterge blocarea**.

### Caută mașini libere

**Caută disponibile** îți cere **De la** și **Până la**. **Caută mașini libere** păstrează doar mașinile libere în toate zilele intervalului, ținând cont de rezervările active și de blocaje. Intervalul căutat se evidențiază pe grilă, iar sub ea apar butoane **Rezervă** pentru fiecare mașină liberă, cu perioada precompletată.

<Warning>
  O mașină ocupată o singură zi din interval nu apare în rezultate.
</Warning>

### Rezervare sau blocaj din grilă

**Ține apăsat și trage** peste zilele libere de pe rândul unei mașini (un click ia o singură zi). Apoi alege **Rezervare nouă** sau **Blochează mașina**. Dialogul se deschide cu mașina și intervalul completate, de la 10:00 în prima zi la 10:00 în ziua de după ultima.

### Mută o rezervare pe altă mașină

Trage bara unei rezervări **De confirmat** sau **Confirmată** pe rândul altei mașini. Dacă mașina e ocupată sau blocată în acel interval, rândul se marchează ca indisponibil și nu poți lăsa bara acolo. La eliberare confirmi în **Muți rezervarea pe altă mașină?**:

* perioada rămâne aceeași;
* prețul se recalculează din grila mașinii noi, cu excepția unui preț stabilit manual;
* **Trimite email cu noile detalii** anunță clientul.

După mutare vezi ce s-a schimbat și poți continua cu **Modifică rezervarea**.

## Blocaje

Un blocaj scoate o mașină din închiriere pe un interval: nu se poate rezerva nici din dashboard, nici de pe site.

| Motiv | Când îl folosești |
| - | - |
| **Service** | Revizie, ITP, reparații |
| **Daună** | Mașină avariată, în evaluare sau reparație |
| **Manual** | Alt motiv operațional |

Creezi un blocaj din **Planificator** (trage peste zile, apoi **Blochează mașina**) sau din **Flotă**, cu butonul **Blochează** de pe cardul mașinii. Completezi **Început**, **Sfârșit**, **Motiv** și o notă internă.

<Warning>
  Nu poți bloca un interval în care mașina are rezervări active. Dialogul le listează, cu link către fiecare. Anulează-le pe cele care nu mai sunt valabile sau alege alt interval.
</Warning>

Zilele blocate apar în [Rapoarte flotă](/platform/rentals/reports) ca zile de imobilizare, pe motive.

## Locații

**Închirieri → Locații** definește punctele de preluare și predare: sediu, aeroport, gară.

1. Apasă **Adaugă locație**.
2. Completează **Nume** (ex. *Aeroport Otopeni*), opțional **Adresă** (apare pe site sub numele locației) și **Taxă livrare (EUR)**. Lasă gol sau 0 pentru o locație gratuită.

Din meniul fiecărei locații poți **Editează**, **Setează ca implicită**, **Dezactivează** / **Activează** sau **Șterge**.

* **Locația implicită** e preselectată pe site; clientul o poate schimba.
* Taxa se aplică separat pe fiecare capăt: o locație cu taxă aleasă și la preluare, și la predare apare de două ori în defalcare.
* Locațiile inactive dispar din formulare, dar rămân pe rezervările existente.

<Warning>
  O locație folosită pe rezervări nu se poate șterge: dezactiveaz-o.
</Warning>

## Extras

**Închirieri → Extras** definește serviciile opționale, ca scaun de copil sau GPS, disponibile pe toate rezervările.

1. Apasă **Adaugă extra**.
2. Completează **Cod**: cheie internă, salvată cu majuscule, care nu se mai poate schimba.
3. Completează **Denumire (RO)** și **Denumire (EN)**: clientul vede denumirea pe site, în limba lui.
4. Alege **Tarifare**: **Pe zi** (prețul se înmulțește cu zilele închirierii) sau **Pe închiriere** (sumă fixă).
5. Setează **Preț (EUR)** și **Ordine afișare**.

De exemplu, un GPS de 7 EUR **Pe zi** adaugă 49 EUR la o închiriere de 7 zile.

Pe fiecare card poți **Editează**, iar din meniu **Dezactivează** / **Activează** sau **Șterge**. Un extra inactiv nu mai poate fi ales, dar rămâne pe rezervările vechi.

<Tip>
  Dacă un extra apare deja pe rezervări, dezactivează-l în loc să îl ștergi.
</Tip>


This documentation is built and hosted on [Mintlify](https://mintlify.com), a developer documentation platform.